L’assemblée générale de copropriété

C’est au syndic de convoquer l’assemblée générale, au moins une fois par an et par lettre recommandée. A défaut, deux cas sont prévus. Le président du conseil syndical ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 25 % des voix peuvent lui demander la convocation de l’assemblée, par une lettre recommandée avec avis de réception. En cas de non-réponse dans les huit jours suivant la mise en demeure, le conseil syndical procède alors à la convocation. Mais tout copropriétaire peut aussi adresser une mise en demeure au syndic et au président du conseil syndical. En revanche, sans réponse sous huit jours, il doit saisir le tribunal de grande instance en référé. Le juge désigne alors un copropriétaire, en général celui qui en a fait la demande, à charge pour lui de réunir l’assemblée. Enfin, sachez qu’une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée, notamment en cas d’urgence, selon les mêmes règles.

La convocation doit être envoyée au minimum quinze jours francs avant la date prévue. Selon le décret du 4 avril 2000, le point de départ est le lendemain de la présentation de la lettre recommandée. Un délai plus long est parfois fixé dans le règlement de copropriété. A noter : en cas d’urgence, ce laps de temps peut être diminué, sous réserve de motiver cette décision dans la convocation. Il peut aussi être raccourci pour une seconde assemblée amenée à voter à majorité réduite sur le même ordre du jour, avec toutefois une limite minimale fixée à huit jours.

En pratique, une affiche placardée dans le hall de l’immeuble ne peut tenir lieu de convocation, d’autant que tous les copropriétaires doivent en recevoir une. Les époux, concubins ou couples pacsés, conjointement propriétaires du logement, auront ainsi chacun la leur… En revanche, les héritiers indivisaires doivent désigner un mandataire commun pour les représenter.

Il n’y a pas d’obligation à assister à l’assemblée générale et un copropriétaire peut déléguer son droit de vote en donnant son pouvoir, conformément à l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965. A l’exception du syndic, toute personne peut devenir mandataire, sans pouvoir cependant recevoir plus de trois mandats, sauf si le total des voix dont il dispose alors ne dépasse pas 5% des voix de la copropriété.

Outre l’ordre du jour (voir encadré), la convocation doit contenir un certain nombre de documents obligatoires, fournis par le syndic, de façon à faciliter la prise de décision des copropriétaires. Ils sont énumérés dans l’article 11 du décret du 17 mars 1967 : état des dettes et des dépenses, état financier du syndicat et liste des débiteurs, budget prévisionnel et réalisé de l’année précédente, budget prévisionnel pour l’année en cours. Enfin, doivent être joints les devis pour la réalisation de travaux. Rappelons que, depuis la loi du 13 décembre 2000, relative à la solidarité et au renouvellement urbains, le syndic doit mettre en concurrence plusieurs entreprises pour tout type de marché ou de contrat pour des montants supérieurs à la somme décidée par la copropriété. Il doit alors proposer au moins deux devis différents. Si le syndic a procédé à des dépenses pour un montant supérieur à celui autorisé, l’avis du conseil syndical devra être joint à la convocation. De même, s’il y a lieu, le projet de résolution de l’assemblée générale appelée à statuer sur l’ouverture d’un compte bancaire séparé sera ajouté. Si un compte séparé existe, le montant du solde bancaire doit être précisé. Enfin, la convocation doit indiquer les modalités de consultation des pièces justificatives des charges. En l’absence de ces documents, tout copropriétaire peut saisir le tribunal de grande instance pour obtenir l’annulation des décisions.

Les copropriétaires doivent tout d’abord signer une feuille de présence. Le pointage est d’autant plus important que seuls les opposants ou les absents ont ensuite le droit de demander l’annulation d’une résolution devant le tribunal de grande instance. En cours de séance, il est donc souhaitable d’indiquer l’arrivée des retardataires ou l’heure de départ de ceux qui partent avant la fin.

Au début de l’assemblée générale, il faut élire un président. Sa mission : animer les débats et faire procéder aux votes. Puis les copropriétaires nomment un bureau, composé d’un secrétaire et de scrutateurs. Souvent, le syndic tient lieu de secrétaire, chargé de rédiger et de signer le procès-verbal, mais cela n’a rien d’obligatoire. Arrivent ensuite les débats, puis les votes à main levée. Le décompte des voix est calculé de façon particulière. A chaque copropriétaire est attribué un nombre de voix correspondant à ses tantièmes. Si un propriétaire est majoritaire à lui tout seul, la loi a prévu de limiter sa part au total des voix des autres copropriétaires. Par ailleurs, le vote des décisions concernant certains équipements est proportionnel au montant des dépenses supporté par chaque propriétaire. C’est le cas, par exemple, pour l’installation d’un ascenseur. Le copropriétaire du premier étage qui en fera un usage plus limité paiera moins que celui du sixième… Mais il aura également moins de poids dans le vote !

La loi du 10 juillet 1965 a prévu quatre types de majorité, dont les modalités ont été simplifiées par la loi du 13 décembre 2000. La majorité nécessaire dépend en fait de l’importance de la décision à prendre.

Cette règle de la majorité simple vaut au début de l’assemblée pour l’élection du bureau. Elle est aussi applicable pour les comptes et le budget prévisionnel, la rémunération du syndic, ainsi que pour les travaux d’entretien des parties communes ou d’un équipement commun. La mise à jour des règlements de copropriété est aussi concernée. Ces décisions peuvent être mises en œuvre immédiatement par le syndic.

Une assemblée générale se traduit par un procès-verbal rédigé par le secrétaire du bureau. Il consigne les délibérations, le résultat de chaque vote, les noms des propriétaires opposés à une décision et des abstentionnistes. Le procès-verbal doit aussi reprendre les réserves exprimées. Par exemple, si tel copropriétaire fait état d’erreurs dans la présentation des comptes, sa déclaration doit être notée dans le document. Les copropriétaires se préservent ainsi des recours ultérieurs. Depuis le 1er septembre 2004, le procès-verbal doit être signé dès la fin de la séance par tous les membres du bureau. Par commodité, il est envoyé à tous les copropriétaires. Mais la loi impose seulement qu’il soit adressé dans les deux mois aux opposants et aux absents, par lettre recommandée avec avis de réception. Ces derniers disposent ensuite de deux mois pour contester par une assignation devant le tribunal. Mais attention, la démarche est plutôt lourde et nécessite un avocat, ce qui la rend également assez onéreuse.

Source : Mieux Vivre Votre Argent - Copyright : © Mieux Vivre Votre Argent 2006